eMail-Organisation mit Microsoft Office Outlook 2007

Immer wieder sehe ich Nutzer, die sich in Microsoft Office Outlook zahlreiche Unterordner anlegen, wo sie automatisiert oder manuell eMails hinein verschieben.

Um es gleich vorweg zu nehmen: Ich bin überhaupt kein Fan von Unterordnern in eMail-Programmen, auch wenn es in meinen Augen einige wenige sinnvolle Szenarien für Unterordner gibt:

Wenn man zum Beispiel ein Postfach mit mehreren Anwendern bearbeitet, macht es durchaus Sinn, einen Erledigt-Ordner anzulegen. So sehen alle Anwender: Das, was im Postfach liegt, muss noch bearbeitet werden.

Zweitens: Wenn man unterschiedliche Eingangskanäle hat, zum Beispiel für eMails zur Firma, zu einem Verein und private eMails, macht es Sinn, diese gleich in einem entsprechenden Ordner bereitzustellen, damit man grob weiß, zu welchem Thema sie einem gesendet wurden.

Es mag noch ein, zwei weitere sinnvolle Einsatzgebiete geben, ansonsten sehe ich aber keine Notwendigkeit, Unterordner anzulegen. Und dafür habe ich folgende Gründe:

Häufig werden für jeden Absender einzelne Ordner angelegt, allerdings wird ein und die Selbe eMail häufig von mehreren Personen beantwortet, ergänzt, kommentiert, so dass ich letztlich zum Beispiel in fünf Unterordnern nach dem Gesamt-eMail-Verkehr zu einer Unterhaltung suchen muss.

Häufig weiß der Anwender nach einer gewissen Zeit nicht mehr, von wem genau die eMail mit dem gesuchten Inhalt kam. Hat man sich dann für jeden Absender einen Unterordner angelegt, muss man wieder alle vermeintlichen Absender-Ordner durchsuchen, ehe man den gewünschten Inhalt findet.

Ein Stück sinnvoller sind projektbezogene Unterordner, aber auch nur dann, wenn die Projekte klar voneinander abgegrenzt sind und man sich im Klaren ist, wo man was ablegt. Ich persönlich würde auch dies nicht tun: Hat man zum Beispiel einen Projektordner Werbung und einen Ordner Recht, so bekomme ich Schwierigkeiten, wenn ich eine eMail zum Thema Recht und Werbung erhalte. Denn wer weiß heute, in welchem Kontext ich später einmal danach suchen werde?

Und schließlich ist auch die Archivierung von zahlreichen Unterordnern weitaus schwieriger, als wenn ich zum Beispiel irgendwann einfach alle eMails aus dem Posteingang aus dem Jahr 2008 in einen Archiv-Posteingang verschieben kann.

Statt Unterordner mache ich mir immer die Suche zu nutze. Diese ist inzwischen so gut, dass man in Sekunden das gewünschte Ergebnis findet - vorausgesetzt, man sucht nach den richtigen Wörtern.

Ein zweites Hilfsmittel, was ich mir in Microsoft Office Outlook zunutze mache, sind die Suchordner. Im Grunde sind dies auch Unterordner, nur das die eMails dabei in ihrem ursprünglichen Ordner, meinem geliebten Posteingang oder Gesendete Objekte, bleiben. Im Suchordner wird praktisch nur eine Verknüpfung der eMail dargestellt.

Außerdem arbeite ich mit der Funktion zur Nachverfolgung. So kann ich eMails, die ich noch bearbeiten will, einfach kennzeichnen, ohne den Überblick über die noch ganz ungelesenen eMails zu verlieren.

Und schließlich arbeite ich auch bei eMails mit der Kategorisierung. Dort gibt es zum Beispiel bei mir eine Kategorie, die heißt Rückmeldung offen. So kennzeichne ich eMails, zu denen ich auf jeden Fall eine Rückmeldung benötige. Zudem setze ich eine solche Nachricht auf zur Nachverfolgung Wozu dies gut ist, erkläre ich gleich noch.

Dazu gibt es eine Kategorie lesen. So kennzeichne ich eMails, die eine Information enthalten, häufig etwas länger sind und die ich einfach irgendwann mal lesen muss. Es ist aber nicht kriegsendscheidend, ob das jetzt, morgen oder übermorgen ist. Auch diese setze ich zur Nachverfolgung.

Ich versuche, für die Kategorien möglichst unterschiedliche Farben zu verwenden, um gleich auf den ersten Blick sehen zu können, was was ist.

Nun habe ich also irgendwo in meinem Posteingang und im Ordner Gesendete Objekte eMails liegen, die zum Teil Kategorisiert sind, auf jeden Fall aber alle (die ich noch bearbeiten muss) zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind und eventuell sind in der Zwischenzeit auch noch neue, ungelesene Nachrichten dazu gekommen. Aber wie soll ich die jetzt, wenn ich Zeit habe, um sie zu bearbeiten, schnell finden?

Dazu habe ich mir einen Suchordner angelegt, der alle ungelesenen und zur Nachverfolgung markierten eMails anzeigt. So habe ich auf einen Blick alle Nachrichten im Blick, die ich noch bearbeiten muss und kann bei den kategorisierten sogar auf einen Blick erkennen, was ich tun muss.

Wer möchte, kann sich sogar je Kategorie einen Suchordner anlegen, aber dies halte ich persönlich bei mir gar nicht für nötig.